Zaproszenie do składania ofert na „Świadczenie usług pocztowych dla ROPS w Zielonej Górze oraz Ośrodka Adopcyjnego w Gorzowie Wielkopolskim w 2015 r.”

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Zielonej Górze zaprasza do składania ofert na „ Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Zielonej Górze oraz Ośrodka Adopcyjnego z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim w  2015 r.”

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Zielonej  Górze oraz Ośrodka Adopcyjnego z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim, usług w zakresie odbierania z siedziby Zamawiającego tj. Zielona Góra, ul. Niepodległości  36 i Gorzów Wielkopolski ul. Łokietka nr 22 przygotowanych do ekspedycji przesyłek, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz paczek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów do siedziby w Zielonej Górze przy ul. Niepodległości nr 36 oraz Ośrodka Adopcyjnego z siedzibą  w Gorzowie  Wielkopolskim ul. Łokietka nr 22 w szczególności na podstawie następujących przepisów: ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.  (Dz. U. 2012,  poz. 1529), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego ( Dz. U. Nr 183 poz. 1795 z późn. zm.)  oraz międzynarodowych przepisów pocztowych: Siódmym protokołem dodatkowym do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, regulaminem Centralnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa, Porozumieniem dotyczącym pocztowych usług płatniczych - umowa międzynarodowa ogłoszona w dniu 8 listopada 2007 r. (Dz. U. Nr 206, poz. 1494), Regulaminem Poczty Listowej ogłoszonym  w dniu 21 czerwca 2007 r. (Dz. U. Nr 108, poz. 744), Regulaminem dotyczącym paczek pocztowych ogłoszonym w  dniu 21 czerwca 2007r. (Dz. U.  Nr 108, poz. 745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym.

2.  Przedmiot zamówienia obejmuje m.in.:

1) Przyjmowanie, przemieszczanie i dostarczanie przesyłek pocztowych, będących przedmiotem zamówienia,  w tym  przesyłki listowe do 2000 g:

a)  zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

b)  zwykłe priorytetowe – przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii,

c)  polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 

d)  polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii,

e)  polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f)  polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

g)  z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości zwykłej wartości utraconych rzeczy (Dz.U. z 2012 r., poz. 1529).

2)  Przyjmowanie, przemieszczanie  i dostarczanie paczek pocztowych mające gabaryty oznaczone  symbolem A i B:

a)          zwykłe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,

b)  priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

c)  pobraniowe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii ( za pobraniem opłaty),

d)  z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,

e)  ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO).

  Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:

  - minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

  - maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

  Gabaryt B

  -  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub długość 500 mm  lub  szerokość  500 mm,

  -  maksimum – suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może być większa  3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczy 1500 mm.

3.  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr  2.

4.  Przedmiot zamówienia będzie realizowany dla:

1) Regionalnego  Ośrodka Polityki Społecznej  w Zielonej Górze, al. Niepodległości 36 , 65-042 Zielona Góra (średnia dwunastomiesięczna  ilość przesyłek nadawana przez jednostkę –  7970  sztuk,  średnia dwunastomiesięczna  ilość paczek – 3 sztuki);

2) Ośrodek Adopcyjny  z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Łokietka 22 , 66-400 Gorzów Wielkopolski (średnia  dwunastomiesięczna  ilość  przesyłek  nadawana  przez  jednostkę  –  3415  sztuk,  średnia dwunastomiesięczna  ilość paczek –  0 sztuk).

  Przesyłki i paczki będą kwalifikowane według kategorii wagowych obowiązujących u Wykonawcy.   

 5. Jeżeli niniejsza Specyfikacja I zawiera odmienne postanowienia  od  powyższych uregulowań, to jej zapisy mają pierwszeństwo w zastosowaniu.

Usługi pocztowe stanowiące  przedmiot  zamówienia  obejmują  w  szczególności  przesyłki o wagach  wyszczególnionych w  załączniku o nazwie „Formularz cenowy” nr 1A i 1B stanowiący integralną  część formularza ofertowego.

Odbiór przesyłek  przez Wykonawcę dokonywany będzie w siedzibie Zamawiającego tj. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Zielonej Górze, ul. Niepodległości nr 36, Ośrodek Adopcyjny w Gorzowie Wielkopolskim ul Łokietka nr  22  codziennie w dni robocze ( poniedziałek – piątek) w godzinach 12 00 -15 00 z Kancelarii Ogólnej / Sekretariatu (pokój nr 10 w Zielonej Górze i Gorzowie Wielkopolskim ul. Łokietka nr 22 Sekretariat ). Zamawiający wymaga, aby wszystkie przesyłki  Wykonawca doręczał tylko i wyłącznie do siedziby głównej Zamawiającego tj.  Zielona Góra, al. Niepodległości 36  –  Sekretariat  ,pokój nr 10 ( I piętro) i Gorzowa Wielkopolskiego ul. Łokietka nr 22 .

6. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju.

7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych/lub priorytetowych – ekspresowych, które będą stosowane przy oznakowywaniu przesyłek listowych i paczek (dopuszcza się  przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego w/w oznaczenia).

8. Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę.

9. Druki potwierdzenia odbioru przesyłki będą zapewnione przez Zamawiającego wg wzorów obowiązujących w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej  w Zielonej Górze dot. potwierdzenia odbioru przesyłki – na zasadach określonych w ustawie z dnia 14.06.1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267), natomiast bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru - zapewnia Wykonawca.

10. Szacunkowe ilości przewidywanych przesyłek i paczek w okresie świadczenia usług zawiera - załącznik o nazwie „Formularz cenowy”  Nr 1A i 1B.

11. Podane w zestawieniu szacunkowe ilości przesyłek sporządzone zostały w oparciu o dane z  roku ubiegłego i służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia.

12. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że podane ilości zostaną osiągnięte w  okresie trwania umowy, w związku z tym  Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko i wyłącznie za usługi  faktycznie wykonane.

13. Rozliczenia między Stronami z tytułu realizacji przedmiotu umowy dokonywane będą z dołu tj. w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek, z zastrzeżeniem, iż obliczenia dokonuje  się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.  Okresem rozliczeniowym opłaty z dołu będzie okres miesiąca kalendarzowego.

CPV:  64110000-0 usługi pocztowe.

Kryterium  wyboru oferty – 100 % cena.

Termin realizacji  zamówienia od dnia 01 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r.

Oferta  musi być złożona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 w oparciu o załącznik nr 1A , 1B i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 2  w siedzibie  Zamawiającego  lub przesłane  drogą pocztową na adres:

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej  w Zielonej Górze

Al. Niepodległości nr 36, 65-042 Zielona Góra  z dopiskiem na  kopercie „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek  oraz paczek dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Zielonej Górze oraz Ośrodka Adopcyjnego z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim w miesiącu grudniu  2014 r. ”

Termin nadsyłania /złożenia ofert – do dnia 30 grudnia 2014 r. do godziny 15.00.

Oferty nadesłane po terminie zostaną zwrócone  bez otwierania .

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem  tel. 68 323 18 83.

Załącznik nr 1 – Formularz oferty.

Załącznik nr 1A -  Formularz  cenowy. 

Załącznik nr 1B -  Formularz cenowy

Załącznik nr 2 –  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia